Yüksek performanslı ekiplerin temelini oluşturan bir şey varsa o da etkili iletişimdir. Teknolojinizin ne kadar yıkıcı olduğu veya ne kadar büyük bir vizyona sahip olduğunuz önemli değil; eğer ekibiniz iyi iletişim kurmuyorsa zorlu bir mücadele veriyor olacaksınız.
Neden? Zayıf iletişim, zaman kaybına neden olur, güvensizliği doğurur ve gereksiz karmaşıklıklara ve strese neden olur; bunların hepsi genellikle vasat bir sonuçtur.
Etkili iletişimi teşvik edecek sistemlere, araçlara ve stratejilere sahip olduğunuzda, işbirliğini kolaylaştırırsınız, herkesin aynı fikirde olmasını sağlarsınız ve ekibinizin tükenme riskini azaltırsınız.
Bu makalede, ekibiniz genellikle uzak, yerinde veya ikisinin bir karışımından oluşsun, bunu yapmanıza yardımcı olacak 14 pratik ipucu paylaşıyoruz.
Ekip İletişimini Geliştirmek İçin 14 Faydalı İpucu
Aşağıda, her zaman uzakta olan çalışanların yanı sıra karma ekipler içeren ekipler için ipuçları bulunmaktadır (bu, ekibin bazı üyelerinin öncelikle bir ofis alanında çalıştığı anlamına gelir).
Önerilen makale: farklı iş fikirleri hakkında bilgi almak ve güncel iş fikirleri haberlerine ulaşmak için ilgili sayfayı ziyaret edebilirsiniz.
Ekip üyelerinizin şu anda nerede çalıştığı veya gelecekte nerede çalışacakları önemli değil, bu ipuçları genel iletişimi geliştirmenize yardımcı olacaktır.
Uzak Ekipler için İletişim İpuçları
Uzak ekiplerin doğası gereği ekip üyeleri arasında kişisel iletişim çok azdır veya hiç yoktur. Bunu birçok zaman dilimine yayılmış bir ekiple birleştirdiğinizde, etkili iletişimi zorlaştıran bir ortama sahip olursunuz.
1. Doğru araç setini oluşturun.
Günümüzde piyasada uzaktan ekip iletişimini ve işbirliğini geliştirmeye yönelik bir dizi yazılım ve araç bulunmaktadır. Ekip çapındaki ihtiyaçları karşılayan birkaç araç ekleyin.
Hangi araçlara ihtiyacınız olduğunu anlamak için iki iletişim biçimini düşünerek başlayın: senkronize (yani gerçek zamanlı) ve asenkron (yani eş zamanlı olmayan bir programa göre).
Örneğin ekibiniz halihazırda Slack’i kullanıyor olabilir veya kullanmayı seçebilir. (Değilseniz, senkronize işbirliğini çocuk oyuncağı haline getirdiğinden kesinlikle tavsiye ederim.)
Uzak bir ekip olarak sesli ve görüntülü konferans araçlarını da düşünmeniz gerekir. Slack’in bu alandaki yetenekleri gelişirken, bu iletişimler için Zoom’u veya başka bir özel platformu kullanmanızı tavsiye ederim.
Daha sonra, her şeyi bir arada tutacak merkezi bir merkez görevi görebilecek bir proje yönetim aracına ihtiyacınız var. Proje yönetimi alanı neredeyse sınırsız sayıda seçeneğe sahiptir ancak en popüler olanlardan bazıları Basecamp, Teamwork ve Trello’dur.
İşleri tamamlamak için, bir toplantı planlarken gereksiz ileri geri konuşmaları azaltmak için HubSpot’un ücretsiz toplantı planlama yazılımı gibi bir araç kullanmanızı öneririm. Eşzamansız konuşmalarınıza bağlam kazandırmaya yardımcı olması için Soapbox veya Loom gibi ekran yakalama yazılımlarını kullanmanızı da öneririm.
Genel olarak, ekibiniz için doğru araçları bulurken araştırmanızı yapın, öneriler isteyin, ardından birkaçıyla biraz oynayın ve sizin için neyin işe yaradığını görün.
2. Ekip belgelerini sürekli olarak güncelleyin.
Startup dünyasının inanmanızı istediği şeye rağmen, yazılım tek başına var değildir. Tüm bu araçların amacı etkili iletişimi kolaylaştırmaktır, ancak uzaktan çalışanların çoğunun onaylayabileceği gibi sonuç genellikle bu değildir.
Bu hedefe ulaşmak için, bu araçları ne zaman ve nasıl kullanacağınız konusunda net olmanız ve ardından bu yönergeleri gerçekten uygulamanız gerekir.
Birisiyle ne zaman e-posta yerine Slack üzerinden iletişime geçmelisiniz? Zoom görüşmesi yerine ekran görüntüsü alarak neler ele alınmalı?
Ayrıntılar, ekibinizin ne yaptığına ve nasıl çalışmayı tercih ettiklerine bağlı olacaktır, ancak genel fikir, aksi yönde güçlü bir nedeniniz olmadıkça, varsayılan olarak eşzamansız seçenekleri kullanmaktır.
Proje yönetimi söz konusu olduğunda temel prensip basittir: Tüm projeleri bir sonraki eylem, bundan kimin sorumlu olduğu ve ne zaman tamamlanması gerektiği konusunda güncel tutun.
Bu çığır açıcı bir şey değil, ancak pratikte çok az takım bunu günlük olarak yerine getiriyor.
Siz ve bir iş arkadaşınız projeniz hakkında bir karara varmak için sıradan bir konuşma yapıyorsanız, başka bir işlem yapmanıza gerek yokmuş gibi görünebilir. İkiniz de ne yapılması gerektiğini biliyorsunuz, değil mi?
Siz ne yapacağınızı bilseniz de ekibinizin geri kalanının neler olup bittiğine dair hiçbir fikri olmayacak.
Proje yönetim sisteminizin, her projede olup bitenlerin merkezi bir deposu olarak hizmet etmesi gerekir. Ekibin geri kalanını gelişmelerden haberdar etmenin ötesinde, bu güncellemelerle tutarlı olmak hayatınızı da kolaylaştırır.
Aynı anda tek bir proje üzerinde ne sıklıkla çalışıyorsunuz? Neredeyse asla, değil mi?
Bunu güncel tutarak, birkaç farklı şey arasında geçiş yaptığınızda hızlı bir şekilde yeniden hız kazanmanız kolaydır.
Daha önce tam olarak ne düşündüğünüzü anlamaya çalışırken artık eski e-posta zincirlerini ve Slack konuşmalarını karıştırmanıza gerek yok.
3. Saat dilimi görgü kurallarını belirleyin.
Birden fazla zaman dilimine yayılmış bir ekibiniz varsa ne zaman iletişim kuracağınız konusunda daha fazla düşünmeniz gerekir.
Slack kullanıyorsanız ekibinizi günün her saatinde uyarı almamaları için “Rahatsız Etmeyin” saatlerini ayarlamaya teşvik etmelisiniz. Slack kullanmıyorsanız, bekleyemeyecek kadar acil bir durum olmadığı sürece takım arkadaşınıza uyarı gönderecek her şeyden uzak durun.
4. Sözlerinizin dilinin ve tonunun nasıl yorumlanacağını düşünün.
Uzaktan iletişim çoğunlukla yazılıdır. Doğal olarak biriyle yüz yüze konuşurken doğal olarak kabul ettiğimiz yüz ifadeleri, vücut dili, ses tonu vb. şeylerden yoksundur.
Hepimizin bildiği gibi, düşünceler metinlerde ve hatta aramalarda gerçek hayatta olduğundan çok daha farklı şekilde karşımıza çıkabilir. Bu nedenle, mesajlarınızı göndermeden önce duraklatmayı ve ton için tekrar okumayı alışkanlık haline getirin.
Diğer taraftan, ekibinizi ve iş arkadaşlarınızı, birisinin yanlış yöne gittiğini hissettiklerinde seslerini yükseltmeye teşvik edin. Bu küçük şeyler, kelimelere dökecek bir yüzünüz olmadığında gerçek bir fark yaratır.
5. Ekibi düzenli olarak bir araya getirin.
Uzaktaki bir ekibin yapabileceği en etkili şeylerden biri herkesin bir araya geleceği zamanı planlamaktır. Bağlanma süresi (uzaktaki ekibin ofis alanını ziyaret etmesi durumunda sanal olarak veya şahsen) iletişimi ve güveni artırmanın yanı sıra aşağıdakileri de geliştirmenin harika bir yoludur:
Ekip üyelerini birbirine yakınlaştırın.
Herkesi birbirlerinin kişiliklerini ve iletişim tarzlarını paylaşmaya ve daha iyi anlamaya teşvik edin.
Genellikle bir iş görüşmesinde keşfedemeyecekleri ortak ilgi alanlarını bulmalarına yardımcı olun.
Birlikte şahsen vakit geçirebiliyorsanız, uzaktaki ekibin bir araya gelmesi için ara sıra inzivalar da düzenleyebilirsiniz. Veya dünyanın her yerinde çalışanlarınız varsa ve bazıları birbirine oldukça yakın yaşıyorsa “mini inzivaları” teşvik edin.
Ancak en önemlisi, ekibi neredeyse düzenli olarak bir araya getirdiğinizden emin olun. Ve her şeyi işle ilgili yapmayın!
Örneğin, kısmen iş, kısmen sosyal olan günlük bir görüntülü görüşmemiz var. Salıdan perşembeye kadar, arama, insanların ne durumda olduğunu görmek için 10 dakikalık kısa bir check-in işlemidir. Pazartesi ve Cuma günleri biraz daha uzun olduğundan hafta sonlarımız, neler yaptığımız hakkında konuşabilir ve sadece arayı kapatabiliriz.
Bu tamamen yüz yüze iletişimin yerini almaz ancak ekibin geri kalanıyla daha derin bağlantılar kurmanın kolay bir yoludur.
Karma Ekipler için İletişim İpuçları
Karma bir ekibiniz olabilir, bu da bazı üyelerin çoğunlukla uzakta olduğu ve bazılarının çoğunlukla ofiste çalıştığı anlamına gelir. Bu tür bir ekibin yapısı nedeniyle kendine özgü zorlukları vardır:
Öncelikle iki grup çalışan arasında ayrılık oluşmasını önlemek için ellerinden geleni yapmaları gerekiyor.
İkincisi, her iki takımın da senkronize kalmasını sağlamaları gerekiyor.
6. Herkesi bilgi döngülerine dahil edin.
Tıpkı uzak ekiplerin, ne kadar küçük olursa olsun, bir karar veya eylemle sonuçlanan konuşmaları takip etmesi gerektiği gibi, karışık ekipler de aynısını yapar. Uzak çalışanların döngünün dışında kalmaması ve tam tersinin yaşanmaması için karma ekiplerin bunu dikkate alması önemlidir.
7. Tekrarlanan zorluklara tek seferlik çözümlerden kaçının.
Zaman dilimi görgü kurallarına göre, dünyanın kendi bölgesinde saat 23:00 olduğunda birisine ping atmamanız gerektiğini bilirsiniz, ancak uygun olmadığında biriyle gerçekten konuşmaya ihtiyacınız olduğunda ne yaparsınız?
Bu durumlar için bazı tavizlerin verilmesi gerekir. İdeal olarak, çalışma saatlerinde bir miktar örtüşme vardır, ancak değilse, ikiniz için de çok rahatsız edici olmayan bir zaman bulmaya çalışın.
Sürekli olarak diğer kişinin programına uymayan zamanlar önerirseniz, yalnızca döngünün dışında kalmayı istiyorsunuz demektir.
8. Dürüstlüğü ve şeffaflığı teşvik edin.
Etkili iletişimin temel faydalarından biri, sorunların erken tespit edilmesine yardımcı olması ve böylece sorunların en az kesintiyle çözülebilmesidir. Bu ancak çalışanların geri bildirimlerini gerçekten paylaşabileceklerini hissetmeleri durumunda gerçekleşir. Aksi takdirde sorunlar daha da büyüyecektir.
Karma ekiplerde iletişimin başarısız olmasının birçok yolu vardır ve bunun maliyeti yüksektir; bu nedenle, bir sorun olduğunda ekibinizin size haber vermesi çok önemlidir.
Uzaktan çalışıyorsanız ve doğru kanalları kullanarak ofiste birine ulaşamıyorsanız, o zaman ekibinizin neler olup bittiğini anlayıp düzeltebilmesi için konuşabilmeniz gerekir.
Aynı şey ofiste olmak ve uzaktaki bir çalışana ulaşmaya çalışmak için de geçerli. Herkes dijital bir göçebe olmasa da bazen yanıt almak günler sürüyormuş gibi görünebilir. Bu nedenle, sorunlar olduğunda ekibin konuşması ve yöneticinin dinlemesi gerekir.
9. Toplantıları daha sık düzenleyin.
Uzaktaki ve ofisteki çalışanları aynı fikirde tutmak için işle ilgili kazanımlar, hedefler ve projeler hakkında bilgi edinmek amacıyla düzenli toplantılar yapmayı bir öncelik haline getirin. Hatta öğle yemeği veya iş sonrası bira içmek için uzaktaki bir çalışanla Skype görüşmesi bile yapabilirsiniz.
Saha Ekipleri için İletişim İpuçları
Aynı binada çalışan çalışanlarınız varsa iletişim ve işbirliği biraz daha kolaylaşabilir. Ancak etkili bir şekilde iletişim kurduğunuzdan emin olmak yine de önemlidir.
10. Bilgisayardan uzaklaştığınızdan emin olun.
Sahada çalışırken, uzak ve karma ekiplerin sahip olmadığı bir araca erişebilirsiniz; Kalkmak ve onlarla konuşmak için birinin yanına yürümek.
Mümkünse ofisteyken yalnızca Slack üzerinden sohbet etmek yerine, onlara şahsen sorular sorabilir, onlarla kahve içmek için oturabilir, hızlı bir sohbet için toplantı odasını kullanabilir vb.
12. Daha verimli çalışmak için teknolojiyi kullanın.
Bazı insanlar yüz yüze görüşmelerde kendilerini sanal sohbetlere dönerken bulurken, bazıları ise diğer yönde çok ileri gidiyor. Kalkıp iş arkadaşınıza soru sorabilmeniz, bunu yapmanız gerektiği anlamına gelmez.
Tıpkı uzak ekiplerde olduğu gibi, eşzamanlı olarak gerçekleşmesi gerekenler ile eşzamansız olarak gerçekleşebilecekler arasında ayrım yapmak çok önemlidir.
Uzaktan çalışıyorsanız, ara vermeniz gerekiyorsa Slack’i kapatabilirsiniz, ancak muhasebe ekibinden Bob’un iki odacık gerideyken Survivor hakkındaki en son haberlerle sizi rahatsız etmesini engellemek çok daha zordur.
Bir konuşmanın şahsen yapılması gerektiğini düşünüyorsanız, birinin sözünü kesmeden önce, rahatsız edilmek istemediğine dair işaretler arayın – kulaklıklar takılı, baş aşağıda, net bir şekilde odaklanın. Eğer bunun kesinlikle şimdi konuşulması gerekiyorsa sorun değil, ancak çoğu konuşma bekleyebilir. Onlara Slack’ten bir mesaj gönderin ve sohbet etmek için en iyi zamanın ne zaman olduğunu sorun.
13. Dokümantasyona hâlâ kolayca erişilebildiğinden emin olun.
Proje durumlarını güncel ve erişilebilir tutmak, diğerleri için olduğu kadar ofis içi ekipler için de önemlidir. Aynı zamanda bir kenara itilmesi kolay bir şey.
Sahada çalışanların bulunduğu bir ekip olarak bile ekip çapındaki bilgilerin kolayca bulunabilir ve doğru olduğundan emin olmanız gerekir. Ayağa kalkıp başka birine bir projede neler olup bittiğini veya en son kontrol panellerini ve raporları nerede bulabileceğinizi sorabilirsiniz ancak buna gerek yok.
Sürekli olarak ihtiyacınız olanı aramak zorunda kalmak ve bu süreçte ofisin yarısını kesintiye uğratmak üretkenliği büyük ölçüde yok eder. Hepiniz aynı yerdesiniz diye proje yönetimi konusunda tembellik yapmayın.
14. Olumlu bir çalışma ortamı oluşturun.
Kimse iş dışında hiçbir ilgisi olmayan zombilerle dolu bir ofiste çalışmak istemez. Bu sadece morali düşürmekle kalmaz, aynı zamanda üretkenlik açısından da kötüdür.
İnsanlar her gün bu işi hallettiklerini hissettiklerinde, tamamen meşgul olduklarında olabilecekleri kadar etkili olamayacaklar. Ofisteyken iş dışında başka şeyler hakkında konuşmanın sorun olmadığını onlara bildirerek zihinlerini rahatlatın.
Bu, Silikon Vadisi’ne gitmeniz ve ofisi armut torbalar ve bedava birayla doldurmanız gerektiği anlamına gelmiyor. Bu, insanların işlerini halletmelerine gerek olmadığı anlamına da gelmez; ancak ekibinizin öğle yemeklerinden, kahve molalarından ve bağlanmak için su soğutucusundan yararlanmasına izin verin.
Etkili Ekip İletişimi Daha Mutlu, Daha Üretken Çalışanlara Yol Açar
Farklı ekiplerin farklı iletişim zorlukları vardır ve bunu yapmanın farklı yolları vardır, ancak genel olarak geçerli olan birkaç basit prensip vardır:
Aletlerinizi akıllıca seçin.
Her aracın ne zaman ve nasıl kullanılması gerektiği konusunda net olun.
Bu araçları doğru ve tutarlı bir şekilde kullanın.
Sözlerinizin (yazılı veya sözlü) nasıl yorumlanabileceğinin farkında olun.
Başkalarının zamanına saygılı olun.
Doğru temele ve şeffaflığı ve dürüstlüğü teşvik eden bir kültüre sahip olduğunuzda, etkili iletişime giden yoldasınız demektir.
İlkeler basittir ve sağduyuya dayanmaktadır, ancak bunların hayata geçirilmesi yukarıdan aşağıya tüm ekibin gerçek kararlılığını gerektirir.
Daha fazla bilgi edinmek için daha sonra deneyebileceğiniz hızlı ekip oluşturma etkinlikleri hakkında bilgi edinin.
Editörün notu: Bu yazı ilk olarak Ekim 2018’de yayınlandı ve kapsamlı olması açısından güncellendi.
Pazarlama ve İnovasyon 